El formulario I-9 es el documento que utilizan los empleadores para comprobar la identidad de un empleado y si dicha persona está legalmente autorizada a trabajar en Estados Unidos. Por lo general, los empleadores deben cumplimentarlo y conservarlo para cada nuevo empleado contratado a partir del 6 de noviembre de 1986 y que trabaje en Estados Unidos, incluidos los ciudadanos estadounidenses.
El cumplimiento de la norma I-9 implica seguir las normas para cumplimentar el formulario, comprobar los documentos y conservar los registros. Los errores pueden acarrear multas durante una inspección realizada por el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de EE. UU. (ICE). Estos diez consejos pueden ayudar a los empresarios a reducir los riesgos de incumplimiento y a prepararse para una posible inspección gubernamental.

1. Utiliza una versión válida del formulario I-9

El Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) publica el formulario I-9 y sus instrucciones. Antes de rellenar un nuevo formulario, consulta la página del USCIS dedicada al formulario I-9 para comprobar qué ediciones se aceptan y si se aplican plazos de transición.

Las empresas que utilicen sistemas electrónicos para el formulario I-9 también deben asegurarse de que su software utilice una versión válida. No se debe dar por sentado que un formulario descargado anteriormente siga siendo válido para las nuevas contrataciones.

2. Rellena la sección 1 a tiempo

La sección 1 es la parte del formulario que corresponde al empleado. En ella se solicitan datos personales y una declaración firmada sobre la ciudadanía o la situación migratoria. Los empleados deben completarla y firmarla antes de su primer día de trabajo remunerado. Los empleadores deben revisar la sección 1 para comprobar que no falte ninguna información obligatoria, sin solicitar documentación innecesaria ni preguntar a los empleados sobre su situación migratoria más allá de lo requerido para el cumplimiento del formulario I-9. Dichas prácticas pueden infringir las leyes federales contra la discriminación. Cualquier persona que ayude a rellenarlo o a traducirlo debe completar la certificación independiente para preparadores o traductores.
Los propietarios de empresas no están exentos automáticamente de los requisitos del formulario I-9. Si eres propietario de una sociedad anónima u otra entidad empresarial independiente y, además, trabajas como empleado en dicha empresa, por lo general debes cumplimentar el formulario I-9 para ti mismo, al igual que cualquier otro empleado. Esto suele incluir a los propietarios que perciben un salario declarado en el formulario W-2.

3. Rellena la sección 2 en un plazo de tres días laborables
La sección 2 corresponde al empleador, quien debe registrar y verificar los documentos del empleado. Rellénela y fírmela en un plazo de tres días laborables a partir del primer día de trabajo remunerado. En el caso de trabajos de menos de tres días laborables, debe presentarse el primer día. Por lo general, examine los documentos originales en persona. Consulte las instrucciones del USCIS antes de recurrir a la revisión a distancia, aceptar un recibo en lugar de un documento o basarse en una prórroga de la validez de un documento.

4. Allow Employees to Choose Acceptable Documents
Form I-9 includes three lists of acceptable documents.
a. List A proves both identity and permission to work;
b. List B proves identity; and
c. List C proves permission to work.
Employees must provide either acceptable List A documentation or one document from List B plus one from List C. For example, a valid U.S. passport qualifies by itself under List A. A valid U.S. driver’s license (List B) can be paired with a Social Security card without work restrictions (List C). Employees do not need documents from all three lists. Let employees choose their acceptable documents without demanding specific or unnecessary additional documents.

5. Saber cuándo es obligatorio utilizar E-Verify
E-Verify es un sistema gubernamental en línea que compara la información del formulario I-9 con los registros oficiales para comprobar si un empleado está autorizado a trabajar. Los empresarios que lo utilicen deben seguir cumplimentando el formulario I-9. La legislación de Arizona exige a los empresarios de este estado que utilicen E-Verify para las nuevas contrataciones. Consulta los requisitos que se aplican a tu empresa y conserva los registros de verificación exigidos.

6. Revisar y conservar los registros del formulario I-9
Comprueba periódicamente si faltan formularios, si hay respuestas incompletas o si se han incumplido los plazos. Guarda los registros de forma segura en un lugar donde puedan recuperarse en caso de inspección. Conserva el formulario de cada empleado mientras dure su relación laboral. Una vez que el empleado haya dejado la empresa, consérvalo hasta la fecha más tardía de las dos siguientes: tres años después de la fecha de contratación o un año después de la finalización de la relación laboral. Guarda junto con el formulario cualquier documento adjunto que sea necesario.

7. Corrige los errores con cuidado
Los empleados deben corregir los datos que hayan introducido en la sección 1; los empleadores deben corregir las secciones que hayan cumplimentado. En los formularios en papel, tache la información incorrecta sin que deje de ser legible, introduzca la corrección y póngale sus iniciales y la fecha. Nunca oculte un error ni utilice una fecha anterior para que un formulario presentado fuera de plazo parezca haber sido presentado a tiempo. Las correcciones electrónicas también deben conservar un registro de los cambios. Siga las instrucciones del USCIS para el error concreto.

8. Responder con prontitud a una notificación de inspección
Una notificación de inspección es una solicitud formal para que se faciliten los registros del formulario I-9 para su revisión por parte de las autoridades. Por lo general, los empresarios disponen de al menos tres días laborables para presentar los formularios. El ICE también puede solicitar registros de nóminas, listas de empleados y otros documentos de la empresa. Conserve los registros existentes y póngase en contacto con un abogado especializado en inmigración lo antes posible para que le ayude a preparar la respuesta. No dé por sentado que se le concederá más tiempo.

9. No des por sentado que corregir un error evita una multa
Algunos errores administrativos, denominados legalmente «defectos técnicos o de procedimiento», pueden dar lugar a un plazo de rectificación de al menos diez días hábiles tras la notificación. Las infracciones más graves, como no cumplimentar el formulario I-9 obligatorio, pueden acarrear multas sin posibilidad de rectificación. La calificación jurídica es importante: no des por sentado que un error es leve ni que corregirlo posteriormente elimina el riesgo de recibir una multa. Pide asesoramiento si no tienes clara la distinción.

10. Comprobar los sistemas electrónicos del formulario I-9
Si utilizas un programa informático para cumplimentar o almacenar los formularios I-9, tu empresa sigue siendo responsable de cumplir la normativa. Comprueba que el sistema admita firmas electrónicas válidas, mantenga registros precisos y conserve un registro de auditoría: un registro de acciones como la creación o modificación de un formulario, en el que se indique quién lo ha realizado y cuándo. Asegúrate de poder recuperar los formularios y los registros justificativos en caso de inspección.

Una última reflexión: 
Los errores en la documentación del formulario I-9 pueden acarrear multas, incluso cuando los empleados estén legalmente autorizados a trabajar. Una conducta habitual o una práctica consistente en contratar o seguir empleando a sabiendas a personas que no están autorizadas a trabajar también puede dar lugar a cargos penales. Las auditorías internas periódicas, la formación adecuada del personal y el asesoramiento jurídico proactivo pueden ayudar a los empresarios a identificar problemas de cumplimiento normativo antes de que se conviertan en un gasto oneroso.