Le formulaire I-9 est le document utilisé par les employeurs pour vérifier l'identité d'un salarié et s'assurer que celui-ci est légalement autorisé à travailler aux États-Unis. Les employeurs sont généralement tenus de le remplir et de le conserver pour chaque nouveau salarié embauché après le 6 novembre 1986 et travaillant aux États-Unis, y compris les citoyens américains.
La conformité au formulaire I-9 implique de respecter les règles relatives à son remplissage, à la vérification des documents et à la conservation des dossiers. Toute erreur peut entraîner des amendes lors d’un contrôle mené par l’ICE (Immigration and Customs Enforcement, service américain de l’immigration et des douanes). Ces dix conseils peuvent aider les chefs d’entreprise à réduire les risques liés à la conformité et à se préparer à une éventuelle inspection des autorités.

1. Utilisez une version homologuée du formulaire I-9

Les Services américains de la citoyenneté et de l'immigration (USCIS) publient le formulaire I-9 et ses instructions. Avant de remplir un nouveau formulaire, consultez la page de l'USCIS consacrée au formulaire I-9 afin de vérifier quelles éditions sont acceptées et si des délais de transition s'appliquent.

Les employeurs qui utilisent des systèmes électroniques pour le formulaire I-9 doivent également s'assurer que leur logiciel utilise une version validée. Ne partez pas du principe qu'un formulaire téléchargé précédemment est toujours valable pour les nouvelles embauches.

2. Remplir la section 1 dans les délais impartis

La section 1 est la partie du formulaire réservée au salarié. Elle demande des informations personnelles ainsi qu’une déclaration signée concernant la nationalité ou le statut d’immigration. Les salariés doivent la remplir et la signer avant leur premier jour de travail rémunéré. Les employeurs doivent vérifier que la section 1 ne comporte aucune omission d’informations obligatoires, sans pour autant demander de documents superflus ni interroger les salariés sur leur statut d’immigration au-delà de ce qui est requis pour se conformer au formulaire I-9. De telles pratiques peuvent enfreindre les lois fédérales contre la discrimination. Toute personne qui aide à remplir ce formulaire ou à le traduire doit remplir la certification distincte destinée aux personnes chargées de la préparation ou à la traduction.
Les chefs d'entreprise ne sont pas automatiquement dispensés des obligations liées au formulaire I-9. Si vous êtes propriétaire d'une société ou d'une autre entité commerciale distincte et que vous êtes également salarié de cette entreprise, vous devez en général remplir le formulaire I-9 pour vous-même, au même titre que n'importe quel autre salarié. Cela concerne généralement les propriétaires qui perçoivent un salaire déclaré sur le formulaire W-2.

3. Remplir la section 2 dans un délai de trois jours ouvrables
La section 2 est réservée à l’employeur ; c’est là qu’il enregistre et vérifie les documents du salarié. Il doit la remplir et la signer dans les trois jours ouvrés suivant le premier jour de travail rémunéré. Pour les missions d’une durée inférieure à trois jours ouvrés, elle doit être remise dès le premier jour. En règle générale, examinez les documents originaux en personne. Consultez les instructions de l’USCIS avant de recourir à un examen à distance, d’accepter un reçu en lieu et place d’un document ou de vous fonder sur une prolongation de la validité d’un document.

4. Allow Employees to Choose Acceptable Documents
Form I-9 includes three lists of acceptable documents.
a. List A proves both identity and permission to work;
b. List B proves identity; and
c. List C proves permission to work.
Employees must provide either acceptable List A documentation or one document from List B plus one from List C. For example, a valid U.S. passport qualifies by itself under List A. A valid U.S. driver’s license (List B) can be paired with a Social Security card without work restrictions (List C). Employees do not need documents from all three lists. Let employees choose their acceptable documents without demanding specific or unnecessary additional documents.

5. Savoir dans quels cas l'utilisation d'E-Verify est obligatoire
E-Verify est un système administratif en ligne qui compare les informations figurant sur le formulaire I-9 avec les registres administratifs afin de vérifier si un salarié est autorisé à travailler. Les employeurs qui l'utilisent doivent tout de même remplir le formulaire I-9. La législation de l'Arizona impose aux employeurs de cet État d'utiliser E-Verify pour les nouvelles embauches. Vérifiez les exigences applicables à votre entreprise et conservez les documents de vérification requis.

6. Vérifier et conserver les dossiers I-9
Vérifiez régulièrement qu’il ne manque aucun formulaire, que les réponses sont complètes et que les délais ont bien été respectés. Conservez les dossiers en lieu sûr, de manière à pouvoir les produire en cas de contrôle. Conservez le formulaire de chaque salarié pendant toute la durée de son contrat. Après le départ du salarié, conservez-le jusqu’à la plus tardive des deux dates suivantes : trois ans après la date d’embauche ou un an après la fin du contrat. Conservez toutes les pièces jointes requises avec le formulaire.

7. Corrigez les erreurs avec soin
Les salariés doivent corriger les informations saisies dans la section 1 ; les employeurs doivent corriger les sections qu’ils ont remplies. Pour les formulaires papier, tracez un trait sur les informations erronées tout en veillant à ce qu’elles restent lisibles, inscrivez la correction, puis paraphez-la et indiquez la date. Ne dissimulez jamais une erreur et n’indiquez jamais une date antérieure pour faire passer un formulaire déposé en retard pour un formulaire déposé dans les délais. Les corrections électroniques doivent également conserver une trace des modifications apportées. Suivez les instructions de l’USCIS relatives à l’erreur en question.

8. Répondre rapidement à un avis d'inspection
Une « notification d'inspection » est une demande officielle visant à obtenir les documents I-9 aux fins d'un contrôle administratif. Les employeurs disposent généralement d'au moins trois jours ouvrables pour fournir ces formulaires. L'ICE peut également demander les registres de paie, les listes de salariés et d'autres documents d'entreprise. Conservez les documents existants et contactez sans tarder un avocat spécialisé en droit de l'immigration pour qu'il vous aide à préparer votre réponse. Ne partez pas du principe qu'un délai supplémentaire vous sera accordé.

9. Ne partez pas du principe que le fait de corriger une erreur vous évite une amende
Certaines erreurs administratives, appelées juridiquement « irrégularités techniques ou procédurales », peuvent donner droit à un délai de régularisation d’au moins dix jours ouvrés à compter de la notification. Des infractions plus graves, telles que le fait de ne pas avoir rempli le formulaire I-9 obligatoire, peuvent entraîner des amendes sans possibilité de rectification. La qualification juridique est importante : ne partez pas du principe qu’une erreur est mineure ou que le fait de la corriger ultérieurement élimine le risque d’amende. Demandez conseil si cette distinction n’est pas claire.

10. Vérifier les systèmes électroniques I-9
Si vous utilisez un logiciel pour remplir ou stocker les formulaires I-9, votre entreprise reste responsable du respect de la réglementation. Vérifiez que le système prend en charge les signatures électroniques valides, conserve des enregistrements précis et maintient une piste d'audit : un historique des actions telles que la création ou la modification d'un formulaire, indiquant notamment qui a effectué l'action et à quelle date. Assurez-vous de pouvoir récupérer les formulaires et les documents justificatifs en cas de contrôle.

En conclusion : 
Les erreurs administratives liées au formulaire I-9 peuvent entraîner des amendes, même lorsque les salariés sont légalement autorisés à travailler. Le fait d’embaucher ou de continuer à employer sciemment, de manière systématique ou habituelle, des personnes non autorisées à travailler peut également donner lieu à des poursuites pénales. Des audits internes réguliers, une formation adéquate du personnel et des conseils juridiques proactifs peuvent aider les employeurs à identifier les problèmes de conformité avant qu’ils ne deviennent coûteux.